Veel organisaties willen gebruikers in staat stellen zelf dashboards en rapporten te maken. Deze Self Service aanpak stelt een organisatie in staat om Business Intelligence (BI) direct in handen van de business te geven. De uitdaging hierbij is het beheer van de inhoud van deze dashboards en rapporten. In deze blog nemen we jullie mee in een mogelijke Self Service oplossing in de Microsoft Power BI Service omgeving.

De valkuilen van Self Service BI

Tien jaar geleden was Self Service BI al een veelbesproken onderwerp. Toch hebben we het destijds niet onder de knie gekregen. Dit kwam vooral door de complexe BI-tools en de minder data-gedreven business. Anno 2023 zijn de meeste BI-tools gebruiksvriendelijker en weten eindgebruikers veel meer over het werken met data.

Helaas zien we in de praktijk Self Service BI vaak mislukken. Dit gebeurt meestal doordat:

• te veel gebruikers als Self Service gebruikers worden aangemerkt;
• self service gebruikers geen training krijgen;
• er geen centrale opslag en deling van rapporten plaatsvindt.

De stappen naar een succesvol Self Service BI

Ondanks de complexiteit, willen we Self Service BI omdat business gebruikers het beste weten wat interessant is voor het nemen van de juiste beslissingen. Door hen zelf aan de knoppen te zetten, komen ze sneller tot scherpere inzichten, wat leidt tot betere beslissingen. Waar begin je dan?

1. Bepaal voor welke bedrijfsprocessen je Self Service BI wilt inzetten.
2. Maak voor elk proces een eigen Self Service workspace met een eigen Power BI App.
3. Bepaal welke Self Service workspaces en apps nodig zijn en richt daarna de omgeving in.
4. Self Service BI inrichten met Microsoft Power BI Service.

Een manier om Self Service BI in te richten in de Microsoft Power BI Service:

Figuur 1

Figuur 1: Rood = beheer bij BI, Grijs= Verantwoordelijkheid van Self Service team, Geel= publicatie naar Enterprise eindgebruikers via de Power BI APP.

In deze implementatie zie je dat:

1. De Workspace bevat algemene, beheerde en gevalideerde data sets, toegankelijk voor geselecteerde Self Service gebruikers, in overeenstemming met wetten en richtlijnen.
2. Deze Workspace kan de laatste fase zijn in een ontwikkelings-, test- en productiestraat, waardoor data sets deze fasen doorlopen.
3. BI beheert Dev Workspaces voor rapporten in ontwikkeling en Prod Workspaces voor rapporten in productie.
4. Per afdeling of hoofdproces worden enkele Self Service ontwikkelaars aangewezen, getraind en toegewezen aan specifieke Self Service Workspaces.
5. Aan Self Service Workspaces kunnen team-specifieke data sets worden toegevoegd, uitsluitend voor intern gebruik binnen dat team.
6. Indien rapporten of data sets breed relevant zijn, kunnen deze naar BI Workspaces worden overgeheveld na validatie en compliance controle.
7. Verantwoordelijkheid voor rapporten en data sets in Self Service Workspaces ligt bij aangewezen Data Stewards van het team; BI kan op aanvraag validatie uitvoeren.
8. BI-vertegenwoordiging heeft toegang tot Self Service Workspaces voor ondersteuning en toezicht op de ontwikkeling.

Gebruikers betrekken en trainen

Neem gebruikers in een vroeg stadium mee in de doelen en wensen, én train alle eindgebruikers en Self Service ontwikkelaars. Ook de data stewards dienen voldoende getraind, geïnstrueerd en ondersteund te worden.

Een aanvullend advies is om te werken met Tabular Models, bijvoorbeeld met Tabular Editor. Dit biedt de mogelijkheid om als IT/BI de measures (meetwaarden) en kolommen voor te definiëren. Door de data sets in de algemene data workspace al te voorzien van de nodige measures die voldoen aan de afgesproken definities, kan je afdwingen dat iedereen dezelfde berekeningen gebruikt. Dit voorkomt verschillende waarheden en beslissingen over hetzelfde onderwerp.

Balans tussen vrijheid en beheersbaarheid

Door BI eindverantwoordelijkheid te laten nemen over het gehele proces, terwijl Self Service wordt toegestaan, kan gezocht worden naar het snijpunt van vrijheid en beheersbaarheid. Wanneer dit goed is ingericht, kunnen in de toekomst steeds meer processen als Self Service teams worden toegevoegd en kan een grotere meerwaarde worden gerealiseerd met BI zonder grip en controle te verliezen.

Een succesvolle implementatie van Self Service BI met Power BI Service vereist een goed doordachte aanpak, betrokkenheid van gebruikers en training, evenals een balans tussen vrijheid en beheersbaarheid. Door deze stappen te volgen, kan je organisatie profiteren van de voordelen van Self Service BI en tegelijkertijd de uitdagingen aangaan die gepaard gaan met het beheer van dashboards en rapporten.

Door: Marco Mulder van ilionx