Adviseur Documentair Informatie Management
0.8 – 1 fte

Introductie

Het expertiseteam Documentair Informatie Management (DIM) ontwikkelt beleid, kaders en richtlijnen voor het adequaat beheren van informatie en adviseert faculteiten en ondersteunende diensten bij de inrichting en uitvoering van processen en systemen voor ondersteuning van het informatiebeheer. De Erfgoedmonitor 2021-2022 van de Erfgoedinspectie heeft geleid tot het opstellen van een omvangrijk actieplan. De komende jaren wordt het plan uitgevoerd dat ertoe moet leiden dat de Erasmus Universiteit, meer dan nu het geval is, blijvend in control komt op de kwaliteit van de informatiehuishouding en archivering. Daarom zijn wij nu op zoek naar een Adviseur DIM om hierbij te helpen.

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) beoogt de komende jaren Archiving by Design te implementeren om daarmee duurzame toegankelijkheid van digitale informatieobjecten te vergroten. Het zwaartepunt ligt op het veiligstellen van informatieobjecten met een langdurige of permanente waarde voor de EUR.

Functieomschrijving

Als Adviseur DIM adviseer, ondersteun en begeleid je de organisatie ten aanzien van de documentaire informatiehuishouding, binnen de kaders van wet- en regelgeving en kwaliteitsrichtlijnen, om bij te dragen aan een optimale digitale duurzame informatiehuishouding binnen de EUR. Daarbij pas je innovatieve technieken en inzichten toe, zoals het principe van Archiving by Design. Dat doe je in samenwerking met je collega’s en andere i-disciplines. Je staat open voor andere ideeën en bekijkt een vraagstuk vanuit verschillende invalshoeken.

Jouw taken als Adviseur DIM zien er als volgt uit:

• Je levert een bijdrage aan het ontwikkelen, evalueren, implementeren en bijstellen van het documentaire informatiehuishouding beleid.
• Je stelt mede op de universiteit brede kaders, richtlijnen voor documentbeheer en digitale archivering. Indien nodig stel je werkinstructies op.
• Je adviseert en geeft uitleg over het belang van informatiemanagement en archivering in relatie tot digitaal werken en over de toepassing van kaders en richtlijnen.
• Je adviseert over het toepassen van de opgestelde eisen voor digitale archivering in bestaande en nieuwe applicaties.
• Je werkt mee aan het monitoren van de kwaliteit van de documentaire informatiehuishouding binnen de diensten en faculteiten van de EUR, en eventuele interne of externe audits waarin duurzaam toegankelijkheid van informatie een onderdeel van is.
• Je ondersteunt en begeleid vakinhoudelijk collega’s.

Functie-eisen

Om de rol van Adviseur DIM goed te kunnen uitvoeren vragen wij hbo-/wo-werk- en -denkniveau. Een opleiding in de richting van Digitaal Informatiebeheer, Informatie en/of Datamanagement, IDM is daarbij een plus. Je communiceert gemakkelijk, zowel in woord als schriftelijk in het Nederlands en het Engels. Daarnaast vinden wij het fijn dat je de volgende kennis, ervaring en competenties meebrengt:

• Kennis van wet- en regelgeving en daarvan afgeleide normen op het gebied van informatiemanagement en -huishouding.
• Het is een pre als je kennis of ervaring hebt opgedaan met de expertisegebieden waar je nauw mee samenwerkt, zoals privacy, security en architectuur.

Competenties:

• Analytisch vermogen.
• Presenteren.
• Klantbetrokkenheid.
• Resultaatgerichtheid.
• Samenwerken.

Voldoe je niet aan alle functie-eisen, maar ben je leergierig en wil jij je verder ontwikkelen in deze mooie functie? Ook dan vragen we je om te solliciteren! Belangrijk is dat je kunt laten zien dat je je continu hebt doorontwikkeld en op welke wijze.

Arbeidsvoorwaarden

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (cao NU).

De startdatum van de functie is in overleg. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 4.332 en € 5.929 bruto per maand (Schaal 11), conform de cao-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein – Rotterdam, bij Erasmus Digitalisation and Information Services (EDIS). De functie heeft een omvang van 0,8 fte -1 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar, en kan bij goede prestaties en onveranderde organisatieomstandigheden omgezet worden in een vaste aanstelling.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, QuEUR, of Young Erasmus Academy.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget, buitenlandse uitwisselingsmogelijkheden grotendeels op onze kosten, en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus.
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 3.700 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way – Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten.

Faculteit / Instituut / Dienst

De dienst Erasmus Digitalisation & Information Services (EDIS) is dé ondernemende partner in de digitaliseringsambities van faculteiten, bestuur, directies en management van de Erasmus Universiteit. EDIS vertaalt ambities op het gebied van IT en informatievoorziening naar concrete en waardevolle veranderingen. Zo kunnen studenten, docenten, onderzoekers en medewerkers veilig en betrouwbaar samenwerken en ontwikkelen.

EDIS ondersteunt de huidige behoefte en toekomstige ontwikkelingen binnen de domeinen Onderwijs, Onderzoek en Bedrijfsvoering en doet dat samen met de faculteiten en diensten. Denk bijvoorbeeld aan de IT-werkplekomgeving, waarmee we op de EUR onafhankelijk van plaats, tijd of device kunt samenwerken en communiceren. Vanuit vakinhoudelijke kennis en kunde stellen we beleid, kaders en richtlijnen op. We begeleiden projecten door het ontwikkelen, realiseren, aanbieden en duurzaam ontsluiten van vernieuwende en betrouwbare informatie met adequate technologie.

Groep

CIO Office
Het CIO-office is dé partner op het gebied van informatievoorziening, die in dialoog met faculteiten en diensten de digitale transformatie van de Erasmus Universiteit richting geeft. We helpen de EUR en haar partners om digitaliseringsvraagstukken om te zetten naar waardevolle, duurzame en innovatieve oplossingen. Het CIO Office bestaat uit Informatie Management & Beleid, Portfolio Management, Enterprise Architectuur, Security, Privacy en Document Information Management.

Het CIO Office is onderdeel van de Dienst Erasmus Digitalisation and Information Services (EDIS).

Solliciteren

Wil jij graag aan de slag als DIM Adviseur bij de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR)? Solliciteer dan direct via het sollicitatieformulier op onze website. De sluitingsdatum van deze vacature is op woensdag 8 november 2023. Graag ontvangen wij jouw meest recente cv en een motivatiebrief.

De sollicitatieprocedure bestaat uit 3 gesprekken, waarvan 1 een arbeidsvoorwaardengesprek.

Het opvragen van referenties en online screening (VOG) zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.

Ben jij een geschikte kandidaat dan zullen we je uitnodigen voor een eerste kennismakingsgesprek. Let wel: Dit kan dus ook al plaatsvinden voor de sluitingsdatum van de procedure!

We zien je sollicitatie graag tegemoet!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.